Documentazione

1. Introduzione

Benvenuto in StudioGestione. Come gestore sei il titolare di uno o più studi e puoi configurarli, gestire gli operatori assegnati e supervisionare tutte le attività operative.

Il menu del gestore espone le seguenti sezioni:

• Gestione: Studi, Operatori, Contatti
• Attività (Kanban)
• Pratiche
• Ticket clienti
• Segnalazioni
• Utilità: Statistiche, Scadenziario, Notifiche

2. Dashboard

La dashboard è la tua homepage dopo il login. Mostra una panoramica dello studio attivo:

• Contatti: numero di contatti attivi, inattivi e totale nello studio
• Attività: attività aperte e completate oggi
• Pratiche: pratiche aperte nello studio corrente
• Scadenze: scadenze imminenti (prossimi 30 giorni) e scadute
• Operatori attivi: conteggio operatori assegnati allo studio corrente
• Stato operatori: elenco degli operatori dello studio corrente con un pallino colorato che ne indica l'attività: verde (Online) se hanno usato l'app negli ultimi 15 minuti, giallo (Assente) se la sessione è ancora aperta ma inattiva da più di 15 minuti, grigio (Offline) se non risulta alcuna sessione attiva (compreso chi non si è mai collegato)
• Ticket clienti (solo se attivi per lo studio): ticket aperti, non assegnati e in attesa di risposta, con l'elenco dei ticket recenti
• Mini calendario scadenziario: calendario mensile compatto con i giorni che hanno scadenze evidenziati da punti colorati (blu = manuale, azzurro = da attività, rosso = documento, giallo = scaduta). I giorni di chiusura dello studio sono evidenziati in rosso tenue. Clicca un giorno con scadenze per aprire lo scadenziario su quella data; clicca un giorno vuoto per creare una nuova scadenza su quella data. Il pulsante Aggiungi nell'header crea una nuova scadenza manuale.
• Heatmap scadenze: vista annuale in stile calendario dei contributi, con una casella per ogni giorno colorata in base al numero di scadenze non archiviate (più scuro = più scadenze). Usa le frecce accanto all'anno per scorrere gli anni precedenti/successivi e passa il mouse su una casella per vedere data e conteggio esatto.
• Segnalazioni: alert per attività scadute o contatti inattivi da seguire

3. Selettore studio attivo

Nella barra di navigazione in alto è presente un selettore che permette di cambiare lo studio attivo. Tutte le operazioni — contatti, attività, pratiche, scadenze, etichette — vengono eseguite nello studio attualmente selezionato.

Se hai più studi, accertati di aver selezionato quello corretto prima di iniziare a lavorare. Se non è selezionato alcuno studio alcune sezioni risulteranno vuote.

4. Gestione studi

Gli studi sono i contenitori organizzativi principali. Ogni studio ha i propri contatti, attività, scadenze ed etichette. In cima alla pagina trovi anche il riquadro Abbonamento — vedi Abbonamento e fatturazione.

• Creare un nuovo studio con nome, logo e descrizione
• Modificare uno studio esistente tramite la form organizzata in tab: Dati generali, Opzioni, Ticket clienti, Email (SMTP) e Google Drive — più la gestione separata dei Campi personalizzati e, se attivo il modulo Lead, di Stati lead e Provenienze lead
• Eliminare uno studio solo se privo di dati associati

Tab "Dati generali"

• Nome: denominazione dello studio
• Descrizione: note opzionali
• Logo: immagine identificativa dello studio, mostrata anche nel selettore studio in barra di navigazione e nell'intestazione delle email inviate ai clienti (ticket, promemoria scadenze, comunicazioni)
• Colore personalizzato: scegli un colore accent da una palette di 15 tonalità predefinite (inclusi alcuni pastello) per l'interfaccia; si applica automaticamente sia al tema scuro che a quello chiaro con una tonalità calibrata per ciascuno. Riservato al piano Enterprise — vedi Abbonamento e fatturazione. Non incide sulle email, che mantengono i colori standard del tema.
• Stato: attivo o inattivo

Tab "Opzioni"

• Giorni di chiusura: seleziona i giorni della settimana in cui lo studio è chiuso. Vengono evidenziati in rosso tenue nel calendario delle attività e nello scadenziario.
• Scadenze nei giorni di chiusura: determina se è consentito inserire o spostare scadenze in un giorno di chiusura. Con l'opzione disattivata, il sistema blocca la creazione di scadenze manuali e lo spostamento tramite drag & drop nei giorni di chiusura; le scadenze generate dalle attività che cadrebbero in un giorno bloccato vengono archiviate automaticamente. L'opzione è attiva per impostazione predefinita (scadenze permesse anche nei giorni di chiusura).
• Spostamento ricorrenze nei giorni di chiusura: per le serie ricorrenti (attività e scadenze), imposta la direzione predefinita con cui una nuova occorrenza generata in un giorno di chiusura viene spostata: Avanti (primo giorno lavorativo successivo, impostazione predefinita, in linea con la prassi dell'Agenzia delle Entrate) oppure Indietro. Questa impostazione riguarda solo la generazione automatica; ogni singola serie ricorrente può sovrascriverla.
• Promemoria scadenze: numero di giorni di anticipo con cui l'utente responsabile riceve una notifica prima della scadenza (e un'email se abilitata). Lascia vuoto per disabilitare i promemoria per questo studio.

Tab "Email (SMTP)"

Permette di far partire tutte le email dello studio — ticket clienti, promemoria scadenze, notifiche su attività/pratiche, inviti operatori e comunicazioni ai contatti — da un server SMTP proprio invece che da quello di sistema, utile per far arrivare le email da un indirizzo del dominio dello studio.

• Host, porta, cifratura, username, password: parametri di connessione forniti dal tuo provider email (es. Microsoft 365, Google Workspace, Aruba). La password non viene mai mostrata una volta salvata: lasciala vuota in modifica se non vuoi cambiarla.
• Indirizzo e nome mittente: se non impostati, viene usato l'indirizzo di sistema.
• Limite invii al minuto: quante email al minuto lo studio può inviare tramite il proprio SMTP. Viene usato per scaglionare nel tempo l'invio delle Newsletter ai contatti senza superare i limiti imposti dal provider (verificalo prima di attivare l'SMTP proprio — ad esempio Microsoft 365 consente 30 email/minuto per casella).
• Invia email di test: invia un'email di verifica al tuo indirizzo con la configurazione corrente, per controllare che i parametri siano corretti prima di affidarci le email reali dello studio.

Tab "Google Drive"

Permette di collegare il Google Drive dello studio come destinazione dei nuovi file caricati in Documenti, Libreria, allegati delle Attività e allegati dei Ticket clienti. I pulsanti Connetti/Disconnetti sono disponibili solo in modalità Modifica.

• Connetti Google Drive: avvia l'autorizzazione con il tuo account Google e, a collegamento concluso (o fallito), ti riporta a questa tab con un messaggio di esito. Da quel momento tutti i nuovi upload dello studio vanno automaticamente su Drive, senza selezione manuale. Solo il gestore proprietario dello studio può connettere o disconnettere l'integrazione, non gli operatori.
• Apri cartella su Drive: apre la cartella dove l'app salva i file, creata automaticamente al primo collegamento. I file mantengono il loro nome originale, così restano riconoscibili anche sfogliando la cartella direttamente da Drive.
• Disconnetti: revoca l'accesso e riporta automaticamente i nuovi upload sul server locale. La cartella su Drive resta lì: se ricolleghi lo stesso account in seguito, l'app la riusa invece di crearne una nuova.

Nella lista studi, un'iconcina a forma di busta indica che lo studio ha un SMTP personalizzato attivo, e il logo di Drive che ha Google Drive connesso.

Tab "Campi personalizzati"

Disponibile solo in modifica di uno studio esistente (non in creazione). Permette di definire, in tre sotto-sezioni indipendenti — Contatti, Attività e Scadenze — campi aggiuntivi oltre a quelli standard di ciascuna entità. I tre set di campi sono completamente separati tra loro. Per ciascun campo scegli un nome e un tipo:

• Sì/No: interruttore booleano
• Testo: campo testo su una riga
• Testo lungo: area di testo estesa
• Numero: valore numerico
• Lista: selezione singola tra opzioni predefinite

Una volta creati, i campi di ciascuna sotto-sezione compaiono nel form di creazione/modifica della relativa entità, dove tu e i tuoi operatori potete compilarne il valore. Per i Contatti sono inoltre disponibili tra i campi esportabili e, dove il tipo lo consente (Sì/No, Lista, Numero, Testo), tra i filtri del pannello di esportazione.

5. Gestione operatori

Gli operatori sono i collaboratori che lavorano nei tuoi studi. Dalla sezione Operatori puoi:

• Visualizzare la lista degli operatori con le etichette assegnate
• Invitare un nuovo operatore: il sistema invia automaticamente un'email di invito con le credenziali di accesso
• Assegnare un operatore a uno o più studi
• Assegnare etichette agli operatori per classificarli per ruolo o specializzazione
• Attivare o sospendere un operatore
• Modificare i dati di un operatore esistente

6. Gestione contatti

La sezione Contatti gestisce le anagrafiche dello studio attivo:

• Visualizzare, in testa alla lista (solo da desktop), delle card di riepilogo con il totale dei contatti, quelli attivi, quelli sospesi e quelli archiviati nello studio attivo: sono conteggi assoluti, non cambiano in base a filtri o ricerche applicati alla lista
• Visualizzare la lista con filtri (ricerca testuale, attivo/inattivo, etichetta) e, quando sono stati configurati campi personalizzati per lo studio, filtrarla ulteriormente per il loro valore tramite l'icona a imbuto nella barra di ricerca
• Creare un nuovo contatto con dati anagrafici completi
• Modificare un contatto esistente
• Assegnare etichette al contatto
• Eliminare un contatto (soft delete con archivio e possibilità di ripristino)
• Esportare la lista in XLSX o CSV con filtri e selezione dei campi
• Importare contatti da un file CSV o Excel, con mappatura guidata delle colonne
• Creare una nuova attività già collegata al contatto, dalla voce "Nuova attività" del menu azioni della riga
• Visualizzare i ticket del contatto, dalla voce "Ticket" del menu azioni della riga (solo se il sistema ticket è attivo per lo studio)

Campi anagrafica

• Dati identificativi: nome, codice in altro gestionale, tipo soggetto (privato, professionista, ditta individuale, società di persone, società di capitali, ente, ente pubblico), codice fiscale, partita IVA. Se compilati, codice fiscale e partita IVA vengono verificati formalmente: la partita IVA deve avere 11 cifre; il codice fiscale è di 16 caratteri per persone fisiche, professionisti e ditte individuali, e di 11 cifre per gli altri soggetti. Per una ditta individuale inserisci nome e cognome del titolare: la ragione sociale viene proposta automaticamente e puoi modificarla
• Rappresentante legale: per i tipi societari/enti, un altro contatto già censito come rappresentante legale
• Residenza: via/indirizzo, città (ricerca sui comuni), provincia, stato — presente per i tipi privato, professionista e ditta individuale (soggetti persona fisica)
• Sede legale: indirizzo separato con città, provincia e stato — presente per tutti i tipi tranne privato (professionista, ditta individuale, società di persone/capitali, ente, ente pubblico)
• Sede operativa: indirizzo aggiuntivo facoltativo con città, provincia e stato — visibile per gli stessi tipi della sede legale (tutti tranne privato)
• Recapiti: telefono, email, PEC
• Dati aggiuntivi: IBAN, data e luogo di nascita, sesso, cittadinanza, referente aziendale
• Flag attivo: distingue le anagrafiche operative da quelle non più operative
• Note: campo testo libero fino a 5.000 caratteri

Campi anagrafica personalizzati

Oltre ai campi standard, puoi compilare per ogni contatto gli eventuali campi personalizzati configurati per lo studio attivo: compaiono nel tab "Campi personalizzati" del form di creazione/modifica contatto. Sono inoltre disponibili tra i campi esportabili, dove il tipo lo consente tra i filtri del pannello di esportazione, e tra i filtri avanzati dell'elenco contatti (icona a imbuto nella barra di ricerca).

Importazione da CSV/Excel

Dal bottone "Importa" in cima alla lista contatti si apre una procedura guidata: caricamento del file (il separatore CSV — virgola, punto e virgola o "|" — viene rilevato automaticamente), mappatura delle colonne sui campi contatto (anagrafici, personalizzati, Comune o etichette), anteprima dei contatti che verranno creati o aggiornati con eventuali errori, e conferma. La colonna Email è obbligatoria: è la chiave con cui un contatto già esistente viene riconosciuto e aggiornato solo nei campi ancora vuoti, senza sovrascrivere i valori già presenti — puoi quindi ripetere l'importazione dello stesso file senza creare duplicati.

7. Etichette contatti

Le etichette contatti sono tag colorati che permettono di classificare i contatti. Si creano, modificano ed eliminano direttamente dal campo Etichette del form di creazione/modifica contatto.

• Creare: digita un nome non esistente nel campo Etichette e clicca su "Crea", scegliendo opzionalmente uno dei colori proposti
• Modificare il colore: clicca sul pallino colorato accanto a un'etichetta esistente nel menu a tendina
• Eliminare: dalle stesse opzioni, con l'icona del cestino

Le etichette sono visibili nella lista contatti, nei filtri di ricerca, nell'esportazione e come filtro nel Kanban delle attività. Sono condivise tra tutti gli operatori dello stesso studio.

8. Etichette operatori

Le etichette operatori classificano gli operatori dello studio per ruolo o specializzazione (es. "Senior", "Contabilità", "Segreteria"). Si gestiscono dallo stesso tipo di campo Etichette presente nel form di creazione/modifica operatore.

• Creare: digita un nome non esistente e clicca su "Crea"
• Modificare il colore: clicca sul pallino colorato accanto a un'etichetta esistente
• Eliminare: con l'icona del cestino

Le etichette operatori sono visibili nella lista degli operatori e consentono di filtrare la lista.

9. Diario contatti

Il diario è il registro cronologico delle interazioni e note relative a un singolo contatto. Accessibile dalla scheda del contatto:

• Aggiungere una voce con data, testo libero (fino a 10.000 caratteri) e operatore
• Visualizzare la cronologia completa in ordine cronologico
• Modificare o eliminare voci inserite

Il diario è utile per tracciare telefonate, appuntamenti, note operative e qualsiasi interazione rilevante con il contatto.

10. Documenti

La sezione Documenti gestisce i file anagrafici legati a un contatto (visure, certificati, contratti, documenti d'identità). Accessibile dal menu azioni della riga del contatto:

• Caricare un nuovo documento con titolo, etichette, data di scadenza opzionale e note
• Etichettare il documento con una o più etichette colorate
• Scaricare il file originale
• Modificare i metadati o sostituire il file caricato
• Archiviare un documento (soft delete, recuperabile)

11. Attività (Kanban)

La sezione Attività offre una vista Kanban per gestire i task operativi dello studio. Le attività attraversano questi stati:

• Da fare: attività creata ma non ancora presa in carico
• In corso: attività presa in carico da uno o più operatori
• Da revisionare: attività completata in attesa della revisione del revisore designato (solo se la revisione è abilitata per lo studio e l'attività è stata flaggata)
• Completata: attività conclusa con data e operatore che ha completato (oppure approvata dal revisore)

In testa alla lista, solo su desktop, trovi delle card di riepilogo con il totale delle attività, quelle aperte, completate, in ritardo e archiviate: sono conteggi assoluti dello studio attivo, non cambiano in base a filtri o ricerche applicati alla lista.

Sopra l'elenco trovi una barra filtri per restringere le attività visualizzate: puoi filtrare per etichetta, operatore assegnato, stato e priorità, oltre a un selettore per mostrare tutte le attività o solo le tue private. Ogni filtro multiplo è a selezione multipla (puoi combinare più valori, es. più stati o più operatori insieme) e si applica a tutte le viste: Kanban, elenco, calendario, agenda, roadmap e carico di lavoro. Nella vista elenco, se sono stati configurati campi personalizzati per le Attività, un'icona a imbuto nel campo di ricerca apre un pannello di filtri aggiuntivi basati sul loro valore — disponibile solo in questa vista.

Per ogni attività puoi:

• Impostare descrizione, priorità, data inizio e data scadenza
• Associarla a un contatto e/o a un'etichetta contatto, e classificarla con una o più etichette attività
• Assegnarla a uno o più operatori (invio notifica automatica)
• Aggiungere allegati (documenti, immagini)
• Tenere un diario di note testuali libere, ciascuna con autore e data/ora registrati automaticamente; puoi modificare o eliminare solo le voci che hai scritto tu (un admin può farlo su tutte)
• Suddividere l'attività in una checklist di fasi, con avanzamento visibile in lista e nel dettaglio
• Spostare le attività tra le colonne Kanban tramite drag & drop
• Completare o riaprire un'attività
• Flaggare un'attività per revisione e assegnare un revisore (solo se la revisione è abilitata per lo studio)
• Marcarla come privata: resta visibile solo a chi l'ha creata, agli operatori assegnati e all'eventuale revisore designato — per chiunque altro nello studio non compare in nessuna vista né nei conteggi delle card di riepilogo

Revisione attività

Quando la revisione è abilitata per lo studio (dal tab Opzioni della scheda studio), nel form di creazione/modifica attività compare il toggle "Richiedi revisione" con il selettore del revisore. Se attivato, quando l'attività viene completata non passa direttamente a "Completata" ma resta in stato "Da revisionare" nella colonna dedicata del Kanban.

Il revisore designato può approvare (l'attività diventa "Completata") o rifiutare con un commento obbligatorio. In caso di rifiuto, l'attività torna aperta ("In corso") con il commento del revisore aggiunto nel diario dell'attività.

Migliora con AI: Se l'assistente AI è abilitato per lo studio (dalle impostazioni dello studio), nel form di creazione/modifica attività compare il pulsante "Migliora con AI" (attivo solo se la descrizione non è vuota). Corregge ortografia e grammatica e rende il testo più chiaro, mantenendo il significato; il risultato viene mostrato in anteprima e viene applicato solo se confermi con "Applica", altrimenti resta la descrizione originale. Il testo della descrizione viene inviato a un servizio AI esterno (OpenRouter, oppure il provider che il gestore ha configurato per lo studio): non inserire dati che non possono essere condivisi con terzi.

Notifiche: gli operatori assegnati vengono avvisati alla creazione dell'attività o quando vengono aggiunti in seguito. Se cambiano descrizione, priorità o scadenza, ricevono un aggiornamento gli assegnatari attuali, escluso chi ha effettuato la modifica. Se l'attività richiede revisione, il revisore riceve un avviso al completamento e gli assegnatari vengono informati dell'approvazione o del rifiuto. Le attività ancora aperte generano promemoria per gli assegnatari 3 e 1 giorno prima della scadenza (valori predefiniti, configurabili). Per un'attività privata, solo creatore, assegnatari e revisore designato possono vederla; le relative notifiche sono inviate solo ai destinatari coinvolti nell'evento. La notifica in-app è sempre registrata; l'email dipende dal consenso e dalle preferenze di chi la riceve.

Calendario attività e drag & drop della scadenza

Accanto alla vista Kanban è disponibile un calendario mensile che mostra le attività posizionate sulla loro data di scadenza. In questa vista puoi trascinare un'attività da un giorno a un altro per aggiornarne la data di scadenza senza aprire il form di modifica.

Attività ricorrenti

Nel tab Dettagli del form puoi attivare l'opzione "Attività ricorrente" per generare automaticamente le occorrenze successive con cadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Puoi impostare una data di fine serie (opzionale) e sovrascrivere per questa singola serie la direzione di spostamento nei giorni di chiusura.

Modificando o eliminando un'occorrenza, il sistema chiede se l'operazione deve valere solo per questa occorrenza oppure anche per tutte quelle successive.

Template di attività

Nel form di creazione/modifica attività, la sezione "Libreria template" permette di salvare descrizione, priorità, operatori assegnati, etichette, livello SLA e revisore richiesto come template riutilizzabile (esclusa la ricorrenza, sempre da impostare sulla singola attività). Selezionando un template dalla select questi campi vengono precompilati; l'icona cestino accanto elimina il template.

Checklist di avanzamento

Nel dettaglio di ogni attività puoi tenere una checklist di fasi o passaggi. Ogni voce si aggiunge con un testo libero, si spunta con un click e può essere riordinata con le frecce su/giù. L'avanzamento (es. "3/8") è visibile come badge sia nella lista attività sia nella card Kanban.

Campi personalizzati

Se hai configurato campi personalizzati per le Attività, nel form di creazione/modifica attività compare un tab dedicato dove compilare il valore. Questo set di campi è indipendente da quello di Contatti e Scadenze. Se configurati, sono anche utilizzabili come filtro nella vista elenco (icona filtri avanzati nel campo di ricerca).

12. Pratiche

La sezione Pratiche permette di raggruppare sotto un unico fascicolo tutte le attività, i documenti e le voci di diario/comunicazioni relative a un caso specifico dello studio.

• Visualizzare, in testa alla lista (solo da desktop), delle card di riepilogo con il totale delle pratiche, quelle aperte, sospese, chiuse e archiviate: sono conteggi assoluti, non cambiano in base a filtri o ricerche applicati alla lista
• Creare una nuova pratica con titolo, cliente di riferimento, stato (Aperta, Sospesa, Chiusa), priorità (Bassa, Media, Alta, Urgente), date di apertura/chiusura, descrizione e operatori responsabili; puoi indicarla come privata per limitarne la visibilità al creatore e agli operatori assegnati
• Classificarla con una o più etichette pratica
• Modificare una pratica esistente
• Collegare attività già esistenti del cliente alla pratica
• Caricare documenti direttamente nel contesto della pratica
• Registrare voci di diario/comunicazioni classificate per tipo
• Per le pratiche di tipo generico, gestire una checklist di fasi (aggiungere, spuntare, riordinare, eliminare voci), salvabile come template riusabile per lo studio o applicabile da un template esistente (sostituisce la checklist attuale)
• Archiviare una pratica conclusa

Sopra l'elenco trovi una barra filtri: puoi filtrare per etichetta, stato, priorità e operatore assegnato, ciascuno a selezione multipla (puoi combinare più valori insieme), più un selettore Visibilità per mostrare tutte le pratiche o solo quelle private. Le pratiche private degli altri operatori non compaiono in nessuna vista né nei conteggi delle card di riepilogo.

Fascicolo GDPR (pratiche di tipo GDPR)

Una pratica creata con tipo GDPR (sempre legata a un cliente reale) mostra un badge GDPR accanto al titolo nella lista pratiche: cliccandolo si apre un fascicolo dedicato con 11 sezioni (Soggetti, Registro trattamenti, Data Breach, DPIA, Audit, Modelli, Documenti, Allegati richiesti, Richieste interessato, Revisione periodica e Chiusura), oltre a un indicatore della % di conformità calcolata automaticamente sui primi 6 step.

• Soggetti: anagrafica dei ruoli GDPR della pratica (Organizzazione, Titolare, Responsabile, DPO, Con-titolare, Incaricato interno/esterno), collegati alle anagrafiche di Contatti.
• Registro trattamenti: registro dei trattamenti come Titolare o come Responsabile (finalità, categorie di dati/interessati/destinatari, basi giuridiche, trasferimenti verso paesi terzi, misure di sicurezza).
• Data Breach: registro violazioni con calcolo automatico della gravità (metodologia ENISA). Se una violazione viene segnata con "Notifica al Garante effettuata", si crea automaticamente una scadenza a 72 ore nello Scadenziario.
• DPIA: valutazione d'impatto (riservatezza/integrità/disponibilità più analisi delle minacce, con rischio finale calcolato) e "Livello di rischio puro" (minacce ISO/IEC 27005).
• Audit: checklist di conformità organizzata in sezioni, con risposte salvate automaticamente.
• Modelli: gestione dei modelli documentali con gerarchia pratica > studio > sistema; il bottone Genera documento crea un documento dal modello attivo, elencato tra i "Documenti generati".
• Richieste interessato: registro delle richieste di accesso, rettifica, portabilità, opposizione o limitazione di un interessato già censito come Contatto (la cancellazione non è gestita qui). Il termine di risposta si calcola automaticamente a 30 giorni dalla ricezione; per accesso/portabilità, il bottone Genera export scarica in JSON i dati del contatto collegati alla pratica.
• Documenti: elenco dei documenti generati dai modelli della pratica, scaricabili, modificabili o archiviabili.
• Allegati richiesti: checklist degli allegati da raccogliere dal cliente, con stato (caricato, mancante, scaduto) e scadenza opzionale.
• Revisione periodica: registro delle revisioni periodiche delle informazioni del fascicolo, a cadenza impostabile a ogni revisione (default 12 mesi).
• Chiusura: ultima tab del fascicolo. La chiusura si fa in due passi: Prepara la chiusura porta la pratica in bozza (Chiusura da confermare) solo se sono soddisfatti tre controlli, mostrati nella tab con una spunta o una croce: titolare del trattamento indicato, registro dei trattamenti con almeno una voce, nessuna richiesta degli interessati ancora in corso. In bozza i documenti restano cancellabili e puoi annullarla; con Conferma chiusura, indicando la data di chiusura (mai futura), i controlli si ripetono, la pratica passa a Chiusa e i documenti non si possono più cancellare in modo definitivo per un numero di anni impostato nelle impostazioni dello studio (Conservazione documenti pratiche GDPR, default 10). Il GDPR non fissa una durata di conservazione (art. 5, par. 1, lett. e): è una regola interna dello studio. Una pratica chiusa si può riaprire dalla stessa tab: il blocco viene tolto e si riapplica alla chiusura successiva.

Contratti (pratiche di tipo Contratto)

Una pratica di tipo Contratto (sempre legata a un cliente reale) apre una pagina dedicata con quattro sezioni: Dati contratto (tipo di contratto, data di sottoscrizione, decorrenza, scadenza, rinnovo, importo e campi specifici del tipo, come locazione 3+2, per studenti, transitoria, 4+4 o commerciale), Parti (i contatti coinvolti con il loro ruolo: locatore, conduttore, garante), Modelli (i modelli Word disponibili, sostituibili con una versione dello studio) e Documenti generati. I campi specifici sono raggruppati in sezioni e i contatti delle parti si possono creare al momento della selezione. Il contratto in Word si genera dai dati già inseriti, senza campi da compilare a mano.

13. Scadenziario

Lo scadenziario raccoglie tutte le scadenze dello studio attivo in una vista calendario con quattro modalità: giorno, settimana, mese, anno.

• Navigare tra le date con i pulsanti avanti/indietro e tornare ad oggi con il tasto Oggi
• Cercare una scadenza per titolo o descrizione con il campo di ricerca in alto; se sono stati configurati campi personalizzati per le Scadenze, l'icona a imbuto accanto al campo apre un pannello per filtrare anche in base al loro valore
• Creare nuove scadenze manuali tramite il pulsante + fisso in basso a destra (FAB), con la possibilità di marcarle come private: una scadenza privata è visibile solo a chi l'ha creata, in ogni vista dello scadenziario e in ogni altro punto dell'app dove le scadenze compaiono
• Cliccare su una scadenza esistente per modificarla, archiviarla o eliminarla
• Archiviare le scadenze evase
• In testa alla pagina, scegliere se mostrare tutte le scadenze o solo le tue private tramite l'apposito selettore

Tipi di scadenza:

• Manuale (blu): creata dall'utente tramite il form o il mini calendario in dashboard
• Da attività (azzurro): generata automaticamente quando un'attività ha una data di scadenza e non è ancora completata
• Documento (rosso): generata automaticamente da documenti in scadenza

Condividi lo scadenziario

Il pulsante Condividi in cima alla pagina apre una finestra con le istruzioni per sottoscrivere le tue scadenze da Google Calendar, Apple Calendario o Outlook. Genera un link privato in formato ICS, di sola lettura: contiene le attività aperte create da te, assegnate a te o da revisionare (alla data di scadenza) e le scadenze accessibili non archiviate; le scadenze generate dalle attività non vengono duplicate. Il link concede accesso ai dati del feed: conservalo con cura e condividilo solo con chi deve vederli. Puoi generarne uno nuovo in qualsiasi momento (il precedente smette di funzionare) o revocarlo del tutto.

Drag & drop delle scadenze manuali

Nelle viste mese e settimana puoi spostare una scadenza manuale su un altro giorno semplicemente trascinandola.

Scadenze ricorrenti

Per le scadenze manuali puoi attivare l'opzione "Scadenza ricorrente" nel form di modifica, con cadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Le scadenze generate da un'attività seguono la ricorrenza impostata sull'attività di origine.

Campi personalizzati

Se hai configurato campi personalizzati per le Scadenze, nel form di una scadenza manuale compare una sezione dedicata. Non sono disponibili sulle scadenze generate automaticamente da attività o documenti. Puoi inoltre filtrare l'elenco delle scadenze in base al valore di questi campi tramite l'icona filtri avanzati nel campo di ricerca.

Promemoria automatici: se nella configurazione dello studio è impostato un numero di giorni di anticipo, il sistema avvisa l'utente responsabile della scadenza: per una scadenza manuale è chi l'ha creata; per una scadenza generata da un'attività è chi ha creato l'attività. Se manca un utente responsabile, il promemoria è inviato al gestore dello studio. Le scadenze dello stesso utente e studio possono essere raccolte in un'unica notifica e ogni scadenza viene notificata una sola volta; l'email dipende dal consenso e dalle preferenze del destinatario.

Una scadenza privata è visibile solo a chi l'ha creata e il promemoria arriva solo a quella persona. La scadenza generata da un'attività privata eredita la privacy e il creatore dell'attività come responsabile: il promemoria dello studio va quindi al creatore, mentre gli eventuali promemoria dell'attività (3 e 1 giorno prima) arrivano agli assegnatari. Se le date coincidono, possono arrivare entrambi.

14. Statistiche

La sezione Statistiche offre grafici e dati aggregati sullo studio attivo:

• Andamento dei contatti nel tempo (nuovi, attivi, inattivi)
• Distribuzione per etichetta
• Attività per stato e operatore
• Scadenze per periodo e stato

15. Newsletter ai contatti

La sezione Newsletter ai contatti permette di inviare una email alle anagrafiche dello studio attivo. È accessibile dal pulsante Newsletter in cima alla lista contatti:

1. Clicca "Nuova comunicazione"
2. Imposta oggetto e contenuto del messaggio
3. Seleziona i destinatari tramite filtri (stato del contatto, provincia, etichetta, intervallo di data di creazione)
4. Visualizza l'anteprima del numero di destinatari
5. Scegli come procedere: Salva bozza (resta modificabile, nessun invio), Programma invio (indica data e ora future: parte automaticamente in quel momento) oppure Invia ora (accodata subito per l'elaborazione in background)

Finché è in stato Bozza o Programmata puoi modificarla, eliminarla o forzarne l'invio immediato dai pulsanti nella lista; una volta inviata non è più modificabile.

Lo storico delle comunicazioni inviate allo studio attivo è consultabile con stato di invio (Bozza, Programmata, In invio, Completata, Fallita) e numero di destinatari.

Ogni email include automaticamente, in coda al messaggio, un link di disiscrizione: chi lo clicca non riceverà più newsletter da questo studio, e il contatto viene marcato come "disiscritto" (visibile e riabilitabile dal tab Newsletter nella sua scheda, v. Anagrafiche contatti). Un indirizzo inesistente (bounce permanente) o che accumula troppi errori di invio consecutivi (bounce temporanei ripetuti) viene sospeso automaticamente dagli invii futuri, per proteggere la reputazione del mittente dello studio.

Nel dettaglio di ogni comunicazione già inviata (icona nella lista) trovi le statistiche: accettate dal server di posta, aperture (uniche e totali — sono una stima per eccesso, alcuni client come Apple Mail precaricano il pixel di tracciamento indipendentemente da un'apertura umana), click sui link, bounce (permanenti e temporanei) e disiscrizioni generate da quell'invio.

16. Notifiche

Il sistema di notifiche tiene traccia di tutti gli eventi importanti. Dalla campanella in alto puoi:

• Visualizzare le ultime notifiche in tempo reale
• Cliccare su una notifica per essere reindirizzato alla risorsa pertinente
• Segnare notifiche come lette singolarmente o tutte in una volta
• Accedere al centro notifiche completo per lo storico

Per le attività, l'assegnazione notifica gli operatori assegnati; gli aggiornamenti di descrizione, priorità o scadenza avvisano gli assegnatari attuali, tranne chi li ha effettuati. Se è richiesta revisione, il revisore riceve l'avviso al completamento e gli assegnatari l'esito. I promemoria delle attività ancora aperte arrivano agli assegnatari 3 e 1 giorno prima della scadenza. I promemoria delle scadenze dipendono invece dai giorni di anticipo impostati dal gestore e arrivano all'utente responsabile. Per gli elementi privati sono notificati solo i destinatari coinvolti e autorizzati: gli altri utenti dello studio non li vedono né ricevono notifiche che li riguardano. Sono notificati anche gli inviti accettati e gli aggiornamenti di sistema. La notifica in-app è sempre registrata; l'email dipende dal consenso e dalle preferenze nel profilo.

17. Ticket clienti

La sezione Ticket clienti raccoglie le richieste di assistenza inviate dai clienti dello studio tramite un modulo pubblico, senza che debbano avere un account o fare login.

In testa alla lista, solo su desktop, trovi delle card di riepilogo con il numero di ticket aperti, non assegnati, in attesa di risposta e chiusi: sono conteggi assoluti dello studio attivo, non cambiano in base a filtri o ricerche applicati alla lista.

Per ogni ticket puoi:

• Consultare oggetto, priorità, stato e il thread completo dei messaggi scambiati con il cliente
• Rispondere al cliente, anche allegando file alla risposta
• Assegnare il ticket a te stesso o a un operatore dello studio
• Modificare la priorità e classificarlo con etichette ticket
• Chiudere o riaprire un ticket
• Creare un'attività collegata al ticket
• Archiviare un ticket singolarmente o in blocco (checkbox + azioni massive): resta recuperabile nel suo archivio, insieme a quelli archiviati automaticamente

Se un ticket resta senza assegnazione o senza risposta oltre una soglia di ore, il sistema invia un promemoria automatico agli operatori dello studio.

18. Segnalazioni

La sezione Segnalazioni ti permette di comunicare direttamente con l'amministratore del portale per segnalare un bug oppure per proporre una richiesta di implementazione.

Dal pulsante "Nuova segnalazione":

1. Seleziona il tipo: Bug o Richiesta di implementazione
2. Inserisci un titolo breve (max 150 caratteri)
3. Descrivi il problema o la richiesta (max 5.000 caratteri)

Nella lista trovi solo le tue segnalazioni, con lo stato aggiornato dall'amministratore:

• Aperta: ricevuta, in attesa di essere presa in carico
• In lavorazione: l'amministratore ci sta lavorando
• Risolta o Rifiutata: segnalazione chiusa

Apri una segnalazione per leggere e aggiungere commenti.

19. Abbonamento e fatturazione

Il riquadro Abbonamento in cima alla pagina Studi/Team mostra piano attivo, prezzo, data di attivazione, scadenza, prossimo pagamento, operatori e studi usati rispetto al limite del piano ed eventuale cancellazione programmata.

Piani disponibili

• Basic: €9,99/mese (€99,90/anno) — 5 operatori, 1 team — Newsletter ai contatti — include 1 mese di prova gratuito
• Pro: €29,99/mese (€299,90/anno) — 15 operatori, 5 team — + Sistema ticket, Statistiche, Integrazione Google Drive
• Enterprise: €49,99/mese (€499,90/anno) — operatori e team illimitati — + Esportazione e importazione contatti

Il prezzo annuale corrisponde a 10 mensilità (due mesi in omaggio rispetto al pagamento mese per mese).

Rinnovo e cambio piano

Dal pulsante "Rinnova / cambia piano" si apre una finestra con i piani disponibili e la scelta tra fatturazione mensile o annuale. Puoi passare in qualsiasi momento a un piano pari o superiore; il downgrade non è disponibile in autonomia — per un downgrade contatta il supporto.

Cosa succede se non rinnovi

• Tu, come gestore, mantieni l'accesso in sola lettura per 7 giorni
• I tuoi operatori perdono l'accesso immediatamente
• Trascorsi i 7 giorni senza rinnovo, anche il tuo accesso viene sospeso

Ricevi un promemoria via email (e un banner in-app) alcuni giorni prima della scadenza.

Cancellazione

Dal pulsante "Annulla al termine del periodo" puoi disattivare il rinnovo automatico: l'abbonamento resta pienamente attivo fino alla scadenza già fissata, dopodiché segue lo stesso percorso descritto sopra.

20. Lead

La sezione Lead è la pipeline dei contatti pre-cliente: colloqui telefonici, email, appuntamenti o incontri in sede con persone o aziende che non sono ancora tue clienti. A differenza del Sistema ticket, il modulo Lead non richiede alcun piano specifico.

Per ogni lead registri tipo di contatto, nome, telefono, email, data e orario, provenienza e stato (liste configurabili per lo studio), eventuale collegamento a un contatto già registrato e a una pratica, etichette, note e descrizione libera. Puoi filtrare la lista per tipo, anno, provenienza, stato, operatore assegnatario e già cliente.

Dal pulsante "Convertito in cliente" trasformi il lead in un vero Contatto — nuovo, oppure riusando quello di origine se il lead era già collegato a un contatto esistente. Come per i ticket, puoi archiviare un lead e ripristinarlo in seguito.

21. Dashboard Lead

Dashboard dedicata all'andamento della pipeline Lead, raggiungibile dal menu Utilità: grafico a ciambella dei lead per tipo di contatto, andamento mensile e tasso di conversione in clienti, con un selettore per l'anno (corrente e i tre precedenti).